Software audits: hoe werken ze en hoe bescherm je jezelf?

Een software-audit is voor veel organisaties een onverwachte en kostbare verrassing. Leveranciers sturen een brief, eisen inzage in softwaregebruik en de uitkomst leidt regelmatig tot naheffingen van tienduizenden tot miljoenen euro's. Hoe werkt dat precies, en hoe bescherm je jezelf?

Hoe werkt een software-audit?

Vrijwel elk enterprise-softwarecontract bevat een auditclausule. Die geeft de leverancier het recht om, met enige aankondiging, te controleren of je software gebruikt conform de licentieovereenkomst. In de praktijk verloopt een audit via drie stappen:

1. Aankondiging: De leverancier of een externe auditpartij (vaak KPMG, Deloitte of een gespecialiseerd bureau) stuurt een formele auditnotificatie

2. Inventarisatie: Je wordt gevraagd gegevens aan te leveren over software-installaties, gebruikers, servers en deploymentomgevingen

3. Uitkomst: De auditor vergelijkt de werkelijke inzet met de aangeschafte licenties. Discrepanties leiden tot naheffingen

Waarom worden audits steeds vaker uitgevoerd?

Software-audits zijn voor leveranciers een bewezen businessmodel. Bij grote klanten levert een audit bijna altijd iets op, licentiemodellen zijn complex, de regels veranderen regelmatig en de meeste organisaties houden geen actueel licentieoverzicht bij.

Factoren die de kans op een audit verhogen: contractverlenging nadert, de organisatie is gegroeid of gefuseerd, er is een overname geweest van de leverancier (zoals VMware door Broadcom), of de leverancier heeft nieuwe productversies uitgebracht met gewijzigde licentievoorwaarden.

Hoe bescherm je jezelf?

De beste bescherming is voorbereiding:

• Houd een actueel licentieoverzicht bij. Weet wat je hebt aangeschaft, wat er geïnstalleerd staat en hoeveel actieve gebruikers er zijn

• Lees de auditclausule. Hoeveel aankondiging moet de leverancier geven? Hoe lang mag de audit duren? Wie draagt de kosten?

• Reageer niet direct. Na ontvangst van een auditnotificatie heb je altijd ruimte om te reageren. Laat je begeleiden door een onafhankelijke partij voordat je data deelt

• Onderhandel de uitkomst. Zelfs als er een discrepantie is, zijn de naheffingen onderhandelbaar. Een leverancier heeft er belang bij de relatie te behouden